Il protocollo informatico è un mezzo di registrazione dei documenti che arrivano e/o che vengono spediti, che consente la memorizzazione su supporto informatico in modo non modificabile dei seguenti dati:
- numero di protocollo attribuito al documento
- data di registrazione di protocollo
- mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, destinatario per i documenti spediti
- oggetto del documento
- data e protocollo del documento ricevuto, se disponibile
- impronta del documento informatico, se disponibile.
Su ciascun documento viene poi apposta la segnatura di protocollo, che riporta i dati relativi al numero di protocollo attribuito.
La registrazione di tali dati comporta l’effetto giuridico della certezza del loro arrivo e/o della loro partenza, anche riguardo ai terzi.